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法規內容

法規名稱: 彰化縣各機關學校會計檔案保管與銷毀注意事項
公發布日: 民國 100 年 03 月 07 日
修正日期: 民國 105 年 05 月 26 日
發文字號: 府主會字第1050176333號
法規體系: 主計類
立法理由:
圖表附件:
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一、彰化縣政府(以下簡稱本府)為各機關學校注意會計檔案之保管與銷
    毀並建立一致性規範,特依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項
    。
    本注意事項未規定部分,依會計法及有關法令規定辦理。
二、本注意事項所稱彰化縣各機關學校係指本府暨所屬機關(以下簡稱機
    關)學校、各鄉(鎮、市)公所及其所屬機關、各鄉(鎮、市)民代
    表會(以下簡稱代表會)。
三、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查
    簿。
四、會計檔案應注意存放地點之妥適。如有移交機關學校檔案管理單位存
    放之必要時,應確實造冊並經由檔案管理人員點交簽收,並將簽收文
    件置於會計檔案保管;主辦主(會)計人員辦理交接時,有關會計檔
    案應確實清點移交。
五、各機關學校會計檔案之銷毀,應依下列程序每年辦理一次並以中央政
    府總決算公告日或縣總決算、鄉(鎮、市)總決算補行公告日起算屆
    滿法定保存年限較遲者為基準,於屆滿法定保存年限次日起算三個月
    內辦理。
(一)編製銷毀清冊二份,函文送本府主計處函轉審計部臺灣省彰化縣審
      計室(以下簡稱審計室)同意後,本府主計處再行函復。
(二)收到核准銷毀公文後,制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄,檢附核准
      銷毀之公文影本送本府行政處,轉送檔案管理局審核。經檔案管理
      局函復同意後依規定擇期辦理銷毀作業。
(三)高中(職)以下學校免依前款規定逕依本府主計處函復結果辦理。
    前項本府函轉審計室及檔案管理局同意銷毀之公函應永久保存並列入
    交代。
六、會計檔案保管年限應依下列規定辦理:
(一)保管年限依類別如下:
      ┌──────┬────┬────┬──────────┐
      │        帳表│        │        │      會計報告      │
      │年限 ╲     │會計憑證│帳簿及重│                    │
      │       ╲   │        │要備查簿├────┬─────┤
      │  ╲     ╲ │        │        │  決算  │   月報   │
      │類別╲      │        │        │        │          │
      ├──────┼────┼────┼────┼─────┤
      │總會計      │  十年  │  永久  │  永久  │   永久   │
      │            │        │        │        │          │
      ├──────┼────┼────┼────┼─────┤
      │單位會計    │  十年  │  十年  │  十年  │   十年   │
      │            │        │        │        │          │
      ├──────┼────┼────┼────┼─────┤
      │附屬單位會計│  十年  │  十年  │  十年  │   十年   │
      │            │        │        │        │          │
      └──────┴────┴────┴────┴─────┘
(二)會計檔案保管與銷毀年限,應以中央政府總決算公告日為起算日;
      如另有總決算補行公告,自補行公告日為起算日,並以二者屆滿法
      定保存年限最遲者之次日為銷毀作業期間起始日。
(三)九十一年會計法修正前各鄉鎮市公所保存之會計檔案倘已逾審計法
      第二十七條規定之十年再審期限,或有缺損需依會計法第一百零九
      條第二項規定辦理者,列冊並將損毀查處情形等,報縣府核轉審計
      部臺灣省彰化縣審計室同意後,依規定辦理銷毀作業。至九十一年
      起之鄉鎮市會計檔案存管等,應依會計法有關總會計之規定辦理。
(四)各鄉(鎮、市)公所辦理會計檔案之銷毀,除依據行政院一百年七
      月二十九日院授主會字第一○○○○○四七八三號函。地方制度法
      施行日前各鄉(鎮、市)公所決算公告或令行日之認定方式,得以
      各鄉(鎮、市)決算報告依法應函送代表會之次一個定期會結束日
      (即十一月底)為推定決算令行日外,應檢附總決算公告日期之相
      關證明文件。但總決算公告日若無法查知或未辦理公告者,應依地
      方制度法第四十二條規定補行公告,並自補行公告日起算保存年限
      。
(五)前款會計憑證保存年限至銷毀日已屆滿十年者,得自補行公告決算
      日起滿二年後報請銷毀;會計月報保存年限至銷毀日已屆滿十年者
      ,得自補行公告決算日起滿三年後報請銷毀。
七、會計檔案遇有遺失、損毀,報本府主計處核轉審計室審核之公文應敘
    明事項如下:
(一)會計檔案遺失、損毀原因。
(二)會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意。
(三)對於公款是否遭受損害。
(四)依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計報告、帳簿及重
      要備查簿等會計檔案清冊。
(五)檢附相關文件或照片等。