| 一、 |
為統一彰化縣政府檔案檢調作業，提升檔案管理效能，特依據機關檔案檢調作業要點訂定本要點。 |
| 二、 |
本要點之檔案管理作業事項用詞，定義如下：
(一)檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依規定檢取檔案提供參閱。
(二)借調：指機關內或機關間一般性之檔案檢調作業。
(三)調用：指依法有權調閱檔案之機關，依據相關法律規定行使調取權，提出檔案調閱申請。
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| 三、 |
借調檔案以與承辦業務相關者為限。
因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
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| 四、 |
申請借調檔案時，以案卷為申請單位，並由調案人填具調案單，載明下列事項，經承辦單位主管或本機關權責長官核准後，送檔案管理單位調取：
(一)調案人姓名及單位。
(二)檔號或文號。
(三)案由或案名。
(四)調案申請日期。
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| 五、 |
借調案卷以十五日為限，借調機密檔案以七日為限，如仍有必要得敘明理由向檔案管理單位辦理續借。但應在原調案單紀錄欄內註明續借理由及展期並加蓋職章。 |
| 六、 |
借閱檔案如無須攜出者，得於檔案管理單位閱卷處查閱。 |
| 七、 |
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。 |
| 八、 |
有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷。 |
| 九、 |
借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。 |
| 十、 |
借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如須繼續使用者，應提出展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍須使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。 |
| 十一、 |
對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理，並暫停調案人再借調檔案至歸還為止。 |
| 十二、 |
檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案紀錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人；如有第八點所定情事時，應於調案紀錄上載明事由，並簽報機關權責長官議處，其調案單不予退還。 |
| 十三、 |
機關人員調、離職時，其離職單應知會檔案管理單位，以查檢其借調檔案情形。調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依相關規定列為職務移交事項。 |