彰化縣政府

一、彰化縣政府為統一所屬各機關（以下簡稱各機關）檔案點收作業，提升檔案管理效能，特訂定本要點。
各機關檔案管理，除檔案法及其他相關法令另有規定外，依本要點規定辦理。

二、各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。
未以原件歸檔者，應由承辦單位簽報無法以原件歸檔原因，並經權責長官核准後，以影本辦理歸檔。

三、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼、分類號、案次號及保存年限：

五、機密案件歸檔時，應另以機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，並於彌封處加蓋承辦人員職名章。

六、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品，不得歸檔：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
（四）易變質而不適長期保存之物品。
機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，其紙本如無重複歸檔之必要者，得不歸檔。
以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；機關內部單位間行文，亦同。
第一項本文所稱辦畢案件，指依文書處理手冊或業務相關規定，完成發文、存查或其他辦結程序之案件。

七、歸檔清單得採書面或電子方式為之，並應記載下列事項：
（一）文(編)號。
（二）主旨或事由。
（三）承辦單位及人員。
（四）媒體類型及數量。
（五）附件媒體類型及數量。
（六）附件抽存續辦者，其名稱及應辦畢日期。
歸檔案件有書籍型式之附件時，承辦人員應於附件適當位置載明文(編)號。
第一項歸檔清單格式，由各機關自行訂定。

八、各機關檔案管理單位辦理點收作業，應以案件為單位，詳細核對其內容與數量，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者，得免註記點收日期及簽章。
歸檔案件有第四點情形者，必要時應請承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章，始得點收。

九、歸檔案件有第六點第一項但書所定之物品者，應退回承辦單位或文書單位處理。
歸檔案件有下列情形之一，應退還承辦單位或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
（四）案件文(編)號有誤者。
（五）案件未填註分類號或保存年限者。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
      者。
（九）案件與歸檔清單之登載不符者。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准者。
（十一）案件未依第四點規定載明事項者。
前項第二款所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。

十、辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位。

十一、對於應歸檔而未歸檔之案件，各機關檔案管理單位應定期辦理稽催；經稽催二次仍未辦理者，應簽請機關權責長官處理。
前項稽催，得採書面或電子方式為之，載明下列事項：
（一）主旨或事由。
（二）文(編)號。
（三）承辦單位及人員。
（四）稽催日期及應歸檔日期。
前項載明事項所用格式，由各機關自行訂定。

十二、檔案管理單位應定期列表統計歸檔情形，簽請機關權責長官核閱後，知會各承辦單位。

十三、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其檔案應歸檔情形。