|
一、彰化縣政府（以下簡稱本府）為有效發揮文書流程管理功能，加速公
文處理，提升行政效能，依據行政院院頒「文書處理、檔案管理手冊
」及行政院研究發展考核委員會訂定之「文書流程管理作業規範」規
定，特訂定本要點。
|
|
二、本府及所屬各機關各類公文處理時限標準如下：
（一）一般公文時限：
1.最速件或特急件應隨到隨辦，不得超過一日（公文改分作業亦同
），案情特殊或情況緊急者並應持陳、持會、送發。
2.速件以不超過三日為限，並視需要持陳、持會、送發。
3.普通件以不超過六日為限。
4.限期公文，應以其規定期限為限，如收文時已逾文中所訂期限者
，該文仍應儘速辦理並得以普通件之時限辦理。若不能依限辦結
時，應於預定結案日前先行協調通知（書面或電話）來文機關，
如來文機關同意更改處理期限（以電話協調者需填具公務電話紀
錄備查），則毋需辦理展期。
5.一般公文未能於規定時間內辦結時，承辦人應於屆期前申請展期
，展期以二次為限，每次展期日數不得超過十日並須經單位主管
核定。
（二）人民申請案件不得存查，按其訂定之期限處理；未訂定期限者以七
日內辦結為原則，最長不得超過二個月。若案件不合法定程序或手
續時，應詳細說明一次通知申請人補正（另以創號處理，不得以原
案文號結案），並告知補正期限，若逾期不補正者始得退件結案。
（三）人民陳情案件，依各業務性質訂定之處理期限辦理，以不得超過十
四日為限。其因案情複雜未能於規定期限內辦結者，得於屆滿期限
前簽陳機關首長核准展期，最長期限為二個月，並將延期理由以書
面告知陳情人。
（四）訴願案件，依訴願法規定辦理。
（五）行政院院長、縣長、各機關首長等電子信箱案件，按三日期限辦理
。
（六）專案管制案件或其他特殊性案件，得視實際需要簽奉核准處理期限
。凡公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方
可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
（七）監察案件：依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」
規定辦理。
（八）開會、會勘等通知性質文書於開會日或會勘日後十日內函發紀錄。
|
|
三、本府及所屬各機關會辦各類公文（含創簽、創稿），急要文件應進行
親會面洽；同一文件須請三個以上單位會辦，宜複製同時送會；送（
收）會外機關公文以速件（三天）管制處理。機關內部各會辦單位處
理會辦公文時限標準如下：
（一）一般公文會辦時限，最速件或特急件應隨到隨辦，不得超過半日；
速件不得超過半日；普通件不得超過一日。
（二）人民申請案件會辦時限按訂定之會辦（審）期限處理，未訂期限之
案件以不超過三日為會辦期限。
（三）「人民陳情案件」、「訴願答辯案件」、「專案管制案件」、「監
察案件」等四類案件會辦時限，最速件或特急件應隨到隨辦，不得
超過半日；速件不得超過一日；普通件不得超過三日。
（四）創簽、創稿等文件會辦時限，最速件或特急件應隨到隨辦，不得超
過半日；速件不得超過一日；普通件不得超過三日；招標案件不得
超過五日；涉及經費審核案件不得超過五日。
（五）各類經費簽呈會辦時限，相關業務單位不得超過二日，審核單位不
得超過五日。
（六）公文改分作業至遲於收文次日確定主辦單位及承辦人員。
|
|
四、經承辦單位主管核章送會之案件，除經協調承辦單位主管同意者外，
會辦單位不得擅自退件或拒不會辦，會辦單位如有意見，應依權責簽
擬意見，提供承辦單位參考或陳請長官核參。會辦單位承辦人員或核
稿人員公差、請假時，會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內
會畢，避免積壓公文情事。
|
|
五、公文處理期限假日之計算標準：
（一）「一般公文」及「人民陳情案件」扣除假日計算。
（二）「限期公文」、「人民申請案件」、「訴願案件」、「專案管制案
件」、「監察案件」等五類公文包含假日計算。但時效之末日為假
日者，得以該日之次日（工作日）為時效之末日。
（三）人民申請案件處理期間遇連續 3 日（含）以上之國定假日及其他
休息日時，其連續假日中的第一個星期六、日列入時效計算外，餘
假日及其他休息日不列入時效計算。
|
|
六、本府暨所屬各機關公文時效管制稽查，各單位成員應基於自我主動及
全面管理原則，主動積極掌握公文處理時效，其職責規定如下：
（一）各單位各級主管及核稿人員職責：
1.督導、催辦承辦人，提示工作處理原則，或適當調配人力，避免
承辦人辦理案件逾限。
2.對涉及兩個以上單位之案件，宜與相關單位商訂原則後再行處理
，避免因往來會稿而延誤時效。
3.落實執行職務代理制度，督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公
文，避免積壓公文情事。
（二）各單位承辦人員職責：
1.就所承辦案件積極主動依其時限規定辦理。對所經辦之公文，自
簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之催辦。
2.公文必要時應持陳、持會、送發，並同時通知單位收發人員登錄
，以掌握正確流程。
3.無法於期限內結案者（訴願案除外），應於屆滿處理期限前簽准
展期。
4.對於未辦結公文催辦單，應於接獲之次日起三日內答復。
（三）各單位收發人員職責：
1.及時處理公文分文、送（退）會、陳核、送發等流程之電腦登錄
，並落實送文清單之簽收。
2.每週固定時間二次（週一、週四）列印本單位公文未辦結清單，
對將屆預定辦結期限之案件預先提醒承辦人，對逾期案件未依規
定辦理展期者或受會逾時辦理者，持續查催承辦人員，並將該未
辦結清單陳報主管核閱。
3.收到非本單位之公文後，最遲應於八小時內退回文書單位改分處
理。
4.公文收發、處理過程遇有困難問題，隨時與文書單位及公文管考
單位協調連繫。
|
|
七、本府及所屬各機關文書單位須依「文書處理、檔案管理手冊」規定，
負執行公文之製作管理、總收發、校對、監印、發文、管卷等職責。
|
|
八、本府及所屬各機關管考單位須依「文書流程管理作業規範」規定，負
執行公文處理之時效管制、稽催、檢核、考評、獎懲等職責。
|
|
九、本府及所屬各機關應不定期抽查公文處理作業，凡公文承辦或會辦有
逾期者，應依懲處標準表（如附件）予以懲處。 |
|
十、公文處理有左列情事之一者，得專案簽報議處：
（一）「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文書
流程管理原則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。
（六）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
（七）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（八）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文，經抽查發現積壓公
文者，同意存查之各級人員應負共同責任。
（九）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十）對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀
錄者。
（十一）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
（十二）人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳
加註明通知補正者。
（十三）其他違反本要點之規定而屬情節重大者。 |
|
十一、為明確公文處理過程之責任歸屬，各公文承辦、會辦、核稿等人員
均應於公文簽章處加註日期及時間。 |