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法規內容

法規名稱: 彰化縣政府及所屬各機關公文時效管制獎懲實施要點
公發布日: 民國 0 年 00 月 00 日
修正日期: 民國 100 年 06 月 30 日
發文字號: 府計管字第1000227079號
法規體系: 計畫類
圖表附件:
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一、彰化縣政府(以下簡稱本府)為有效發揮文書流程管理功能,加速公
    文處理,提升行政效能,依據行政院院頒「文書處理、檔案管理手冊
    」及行政院研究發展考核委員會訂定之「文書流程管理作業規範」規
    定,特訂定本要點。
二、本府及所屬各機關各類公文處理時限標準如下:
(一)一般公文時限:
      1.最速件或特急件應隨到隨辦,不得超過一日(公文改分作業亦同
        ),案情特殊或情況緊急者並應持陳、持會、送發。
      2.速件以不超過三日為限,並視需要持陳、持會、送發。
      3.普通件以不超過六日為限。
      4.限期公文,應以其規定期限為限,如收文時已逾文中所訂期限者
        ,該文仍應儘速辦理並得以普通件之時限辦理。若不能依限辦結
        時,應於預定結案日前先行協調通知(書面或電話)來文機關,
        如來文機關同意更改處理期限(以電話協調者需填具公務電話紀
        錄備查),則毋需辦理展期。
      5.一般公文未能於規定時間內辦結時,承辦人應於屆期前申請展期
        ,展期以二次為限,每次展期日數不得超過十日並須經單位主管
        核定。
(二)人民申請案件不得存查,按其訂定之期限處理;未訂定期限者以七
      日內辦結為原則,最長不得超過二個月。若案件不合法定程序或手
      續時,應詳細說明一次通知申請人補正(另以創號處理,不得以原
      案文號結案),並告知補正期限,若逾期不補正者始得退件結案。
(三)人民陳情案件,依各業務性質訂定之處理期限辦理,以不得超過十
      四日為限。其因案情複雜未能於規定期限內辦結者,得於屆滿期限
      前簽陳機關首長核准展期,最長期限為二個月,並將延期理由以書
      面告知陳情人。
(四)訴願案件,依訴願法規定辦理。
(五)行政院院長、縣長、各機關首長等電子信箱案件,按三日期限辦理
      。
(六)專案管制案件或其他特殊性案件,得視實際需要簽奉核准處理期限
      。凡公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方
      可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
(七)監察案件:依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」
      規定辦理。
(八)開會、會勘等通知性質文書於開會日或會勘日後十日內函發紀錄。
三、本府及所屬各機關會辦各類公文(含創簽、創稿),急要文件應進行
    親會面洽;同一文件須請三個以上單位會辦,宜複製同時送會;送(
    收)會外機關公文以速件(三天)管制處理。機關內部各會辦單位處
    理會辦公文時限標準如下:
(一)一般公文會辦時限,最速件或特急件應隨到隨辦,不得超過半日;
      速件不得超過半日;普通件不得超過一日。
(二)人民申請案件會辦時限按訂定之會辦(審)期限處理,未訂期限之
      案件以不超過三日為會辦期限。
(三)「人民陳情案件」、「訴願答辯案件」、「專案管制案件」、「監
      察案件」等四類案件會辦時限,最速件或特急件應隨到隨辦,不得
      超過半日;速件不得超過一日;普通件不得超過三日。
(四)創簽、創稿等文件會辦時限,最速件或特急件應隨到隨辦,不得超
      過半日;速件不得超過一日;普通件不得超過三日;招標案件不得
      超過五日;涉及經費審核案件不得超過五日。
(五)各類經費簽呈會辦時限,相關業務單位不得超過二日,審核單位不
      得超過五日。
(六)公文改分作業至遲於收文次日確定主辦單位及承辦人員。
四、經承辦單位主管核章送會之案件,除經協調承辦單位主管同意者外,
    會辦單位不得擅自退件或拒不會辦,會辦單位如有意見,應依權責簽
    擬意見,提供承辦單位參考或陳請長官核參。會辦單位承辦人員或核
    稿人員公差、請假時,會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內
    會畢,避免積壓公文情事。
五、公文處理期限假日之計算標準:
(一)「一般公文」及「人民陳情案件」扣除假日計算。
(二)「限期公文」、「人民申請案件」、「訴願案件」、「專案管制案
      件」、「監察案件」等五類公文包含假日計算。但時效之末日為假
      日者,得以該日之次日(工作日)為時效之末日。
(三)人民申請案件處理期間遇連續 3  日(含)以上之國定假日及其他
      休息日時,其連續假日中的第一個星期六、日列入時效計算外,餘
      假日及其他休息日不列入時效計算。
六、本府暨所屬各機關公文時效管制稽查,各單位成員應基於自我主動及
    全面管理原則,主動積極掌握公文處理時效,其職責規定如下:
(一)各單位各級主管及核稿人員職責:
      1.督導、催辦承辦人,提示工作處理原則,或適當調配人力,避免
        承辦人辦理案件逾限。
      2.對涉及兩個以上單位之案件,宜與相關單位商訂原則後再行處理
        ,避免因往來會稿而延誤時效。
      3.落實執行職務代理制度,督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公
        文,避免積壓公文情事。
(二)各單位承辦人員職責:
      1.就所承辦案件積極主動依其時限規定辦理。對所經辦之公文,自
        簽辦之日起至發文之日止,應注意處理流程各階段之催辦。
      2.公文必要時應持陳、持會、送發,並同時通知單位收發人員登錄
        ,以掌握正確流程。
      3.無法於期限內結案者(訴願案除外),應於屆滿處理期限前簽准
        展期。
      4.對於未辦結公文催辦單,應於接獲之次日起三日內答復。
(三)各單位收發人員職責:
      1.及時處理公文分文、送(退)會、陳核、送發等流程之電腦登錄
        ,並落實送文清單之簽收。
      2.每週固定時間二次(週一、週四)列印本單位公文未辦結清單,
        對將屆預定辦結期限之案件預先提醒承辦人,對逾期案件未依規
        定辦理展期者或受會逾時辦理者,持續查催承辦人員,並將該未
        辦結清單陳報主管核閱。
      3.收到非本單位之公文後,最遲應於八小時內退回文書單位改分處
        理。
      4.公文收發、處理過程遇有困難問題,隨時與文書單位及公文管考
        單位協調連繫。
七、本府及所屬各機關文書單位須依「文書處理、檔案管理手冊」規定,
    負執行公文之製作管理、總收發、校對、監印、發文、管卷等職責。
八、本府及所屬各機關管考單位須依「文書流程管理作業規範」規定,負
    執行公文處理之時效管制、稽催、檢核、考評、獎懲等職責。
九、本府及所屬各機關每半年應對公文處理承辦、基層收發(登記員)、
    主計與出納(支付)、文書管理、公文查詢等人員依本府訂定之各項
    獎勵評分標準表(如附件)規定進行考評,成績優異達獎勵標準者予
    以行政獎勵。
十、本府及所屬各機關應不定期抽查公文處理作業,凡公文承辦或會辦有
    逾期者,應依懲處標準表(如附件)予以懲處。
十一、公文處理有左列情事之一者,得專案簽報議處:
  (一)「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文書
        流程管理原則不能落實者。
  (二)無故積壓公文情形嚴重者。
  (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
  (四)違反分層負責規定者。
  (五)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾二日者。
  (六)公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
  (七)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
  (八)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文,經抽查發現積壓公
        文者,同意存查之各級人員應負共同責任。
  (九)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
  (十)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀
        錄者。
  (十一)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
  (十二)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳
          加註明通知補正者。
  (十三)其他違反本要點之規定而屬情節重大者。
十二、為明確公文處理過程之責任歸屬,各公文承辦、會辦、核稿等人員
      均應於公文簽章處加註日期及時間。