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一、為方便民眾、營利事業及團體申請應用檔案，依據行政程序法第四十
六條、政府資訊公開法、檔案法第十七條至第二十一條暨機關檔案管
理作業手冊第二十一章規定訂定本要點。 |
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二、一般民眾、營利事業、團體或其授權之代理人、委任人得依本要點規
定申請應用本局檔案。 |
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三、 適用範圍：本局及所屬員林分局、北斗分局依照管理程序，而歸檔管
理之檔案。 |
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四、申請方式：
（一）申請人應填寫檔案應用申請書〈附件一〉或以書面載明規定
事項，以親自送持或書面通訊方式為之。
（二）申請人以符合電子簽章法第10條規定之憑證簽署者，以電子
文件於本局網站線上申請。 |
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五、審核及回覆：
（一）收文人員接到檔案應用申請書收文掛號後，分發業務承辦單位審理
。
（二）業務單位承辦人員接到檔案應用申請書，應檢查申請書所載事項是
否正確，如有誤繕者，應以另紙方式補正檔號、文(編)號、檔案名
稱或內容要旨相關資料。
（三）業務單位承辦人員審查申請案件，認其不符合規定程式或資料不全
者，應通知申請人於七日內補正；逾期不補正或不能補正者，得駁
回申請。
（四）業務單位承辦人員審理申請案時，應依規定向檔案管理單位辦理調
案，並依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法
第四十六條及相關法令之規定辦理准駁作業。
（五）業務單位承辦人員應就檔案內容得否提供先予審查，填寫檔案應用
申請審核通知書〈附件三〉及檔案應用申請審核表〈附件四〉陳單
位主管或其授權人員核准，並自受理日起三十日內將審核結果以書
面通知申請人。如有補正資料，其准駁期間自申請人補正之日起算
。
除駁回申請應敘明理由外，檔案應用申請審核通知書應載明核准應
用檔案之意旨、應用檔案方式、時間及處所、檔案應用注意事項及
收費標準、應攜帶相關證明文件等。
（六）業務承辦單位函復申請人審核結果時，應副知檔案管理人員。 |
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六、準備檔案：
（一）申請案件經核准者，業務單位承辦人員應於檔案應用約定日期前就
核准應用項目備妥檔案。
（二）業務單位承辦人員應檢查檔案是否有限制公開，如僅其中一部分有
應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」去除不得公開部分，
就其他部分公開或提供。例如紙質類檔案在不影響內容判讀原則下
，檔案可拆卷者，將不宜公開部分抽離後提供應用；檔案不可拆卷
者，將不宜公開部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
（三）業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知
申請人。 |
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七、閱覽抄錄或複製檔案時間及地點：
（一）時間：上班日上午九時起至十一時三十分止，下午二時起至四時三
十分止。
（二）地點：本局、本局員林分局、北斗分局檔案閱覽室。 |
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八、應出示證明文件：
（一）申請人為個人：出示個人身分證、駕照或護照正本。
（二）申請人為營利事業或團體：出示負責人、代表人或管理人之身分證
明文件。
（三）授權代理人或受委任之受任人，出示代理人或受任人身分證、駕照
、護照或居留證正本。 |
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九、應用檔案：
（一）申請人於約定日至各機關，應出示審核通知書及身分證明文件予業
務單位承辦人員，經該承辦人員確認身分後，陪同至指定閱覽場所
，並請申請人在檔案應用簽收單上簽名，再將備妥之檔案提供申請
人應用。
（二）檔案應用完畢，申請人依申請書中申請項目（如須複印應先計算頁
數）以收費標準(附件六)換算繳費金額，並由承辦人確認。此外，
由陪同承辦人員書寫在檔案應用簽收單(附件五)下方處，並陪同至
本局或員林、北斗分局事務單位繳交費用後，開立收據。
（三）申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整，如發生下列情形之一
者，承辦人員應停止其閱覽或抄錄，其涉及刑事責任者，移送檢察
機關偵辦：
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。 |
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十、還卷：
（一）申請人閱畢檔案應歸還業務單位承辦人員，並當場檢視該檔案之完
整性，經點收無誤後，業務單位承辦人員應於檔案應用簽收單上註
記還卷，並將一聯交付申請人；如有污損、破壞等不當使用情形，
應於檔案應用簽收單註記，並依第九點第三款規定辦理。
（二）申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用完畢者，業務單
位承辦人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，
另日再調閱。
（三）業務單位承辦人員應將檔案應用簽收單影本併同供閱覽檔案依相關
規定辦理還卷。 |
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十一、查考及統計：
檔案管理人員依審核通知書影本所載資訊，統計檔案申請應用情形。 |
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十二、收費標準：
採用國家發展委員會檔案管理局訂定之『檔案閱覽抄錄複製收費標
準』。 |
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十三、本要點自發布日實施，修正時亦同。
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